◈외부인 접객 예절

외부인 접객 예절

회사 방문객에 대한 정중함은 회사에 대한 호의와 직결된다. 그러므로 방문객을 접했을 때에는 자신이 주는 인상이 회사의 이미지에 영향을 끼친다는 점을 염두에 두고 항상 정중하고 친절해야 한다.

일을 하면서 손님을 맞는 태도, 손님의 질문에 곁눈질로 대답하는 태도, 동료나 전화로 이야기 하면서 인사를 하는 손님에게 답례를 하지 않는 태도 등은 상대방을 불쾌하게 할 뿐 아니라 회사의 이미지를 손상시킬 수도 있다. 일부러 찾아온 상대방의 수고를 생각하고 누구에게나 성의 있게 대하는 인상을 주도록 한다.

외부인 접객 예절의 구체적인 예

▣방문객이 방문 부서를 찾고 머뭇거리고 있는 경우

회사의 방문객을 맞이하는 것은 담당자가 따로 있는 것이 아니다. 방문객이 해당부서를 찾지 못하고 머뭇거리고 있을 때에는 먼저 무슨 일로 왔는지 묻고, 이어서 어느 부서의, 누구를 찾아왔는지 확인한 후 안내하거나 안내할 수 없을 경우에는 전화로 해당자에게 연락을 해주고 방문객에게 찾아갈 곳을 알린다.

▣상사에게 불청객이 방문했을 경우

손님이 상사를 찾아왔을 때는 우선 상사와 사전 약속이 되어 있는지를 파악하는 것이 좋다. 늘 반가운 손님만 찾아오는 것이 아니기 때문이다. 만약 상사가 만나길 꺼리는 손님이라면 '회의에 참석 중이셔서 나오시기가 곤란하시답니다. 나중에 연락 드리시겠답니다.'라는 식으로 사양의 뜻을 완곡하게 전하도록 한다.

▣급한 업무수행 중 손님이 찾아왔을 때

급한 업무수행 중 손님이 찾아왔을 때에는 자리를 권하고 나서 기다리게 한 후 업무를 최대한 빨리 처리하고 손님 응대를 하면 된다. 기다리시는 분이 지루함과 어색함을 덜 느끼도록 사보나 그 밖의 읽을 거리, 차 등을 미리 권하는 것이 좋다.

▣방문객이 찾는 사원이 계속 자리를 비운 경우

우선 방문객을 적당한 장소로 안내한 후, 사원이 사내에 있는 경우 곧바로 연락을 취한다. 담당사원이 업무상 외출을 했을 경우에는 부재 이유를 밝히고 귀사 예정시간을 알려 주는 것이 좋다. 동료를 대신해서 부득이 만나야 할 경우 책임 없는 말을 해서 후에 담당자가 난처해 지는 일이 없도록 각별히 유의한다.